¿Qué es la comunicación interna?

Para entender la comunicación interna primero debemos saber que las empresas son comunidades de trabajadores, técnicos, directivos y en definitiva personas que se vinculan para un objetivo común. Todas esas personas se comunican diariamente a través de diferentes canales y herramientas:

• Correos electrónicos
• Llamadas de teléfono
• Compartición de documentos
• Reuniones, etc.

En muchas ocasiones la comunicación desordenada conlleva cierto nivel de caos: multitud de correos, llamadas telefónicas de larga duración, pérdida de conocimiento o falta de control sobre el y en definitiva una pobre optimización de la información y de su uso.

En cualquier caso una de las principales ventajas de la Comunicación Interna es propiciar la Innovación y la Creatividad en empresas y organizaciones. Podemos equiparar las herramientas de comunicación interna a Plataformas de Ideas, donde permite que el contenido se veulva más líquido, propagándose por la organización. Eso nos genera ventajas considerables y favorece el cambio y la actitud hacia el cambio.

Recuerda que SOLO CIERTAS IDEAS SON POSIBLES, EN CIERTOS ENTORNOS.

¿Qué ventajas me proporciona una herramienta de comunicación interna?

Esta es la noticia genial del día. Implantar en una empresa una herramienta de comunicación interna eficaz nos mejorará el día a día sin duda. A saber:

• Espacios de conversación definidos. Grupos virtuales con misiones y objetivos claros. No hace falta navegar decenas de correos para buscar un tema.
  Ejemplo: Creación de un grupo para un proyecto específico. En él se recogen todas las conversaciones sobre el proyecto: informes, análisis, petición de recursos, gestión de problemas, análisis de riesgos, presupuestos, etc.
• Gestión eficaz de la documentación. Podemos crear repositorios de documentación por proyecto, producto, línea de negocio o necesidad departamental.
• Mejora del nivel de engagement de los equipos de la organización: la existencia de este tipo de redes sociales corporativas facilita la comunicación fluida dentro de la empresa, mejorando la transparencia y permitiendo una conexión más directa entre  la dirección y el resto del equipo. Eso favorece un clima de confianza y facilita que los temas clave se compartan más y mejor, eliminando silos y barreras. En este caso, el papel de la dirección predicando con el ejemplo (leading by doing) es crítico para el éxito de una estrategia de comunicación interna que favorezca la implicación de los empleados y que ayude a consolidar la cultura empresarial.

Ejemplo: En contabilidad crear un grupo por cliente para registrar las facturas enviadas, recibidas, los problemas de cobro, etc.

• Jerarquía de acceso a la información. Entender quién tiene acceso a la información y así no deja a nadie fuera. Privilegios claros y fáciles de asignar. Ejemplo: Hay organizaciones que usan el Whatsapp o similares para hacer grupos donde vierten información. Este estilo de comunicación “informal” tiene riesgos ya que al abandonar la empresa un empleado puede continuar teniendo acceso a información sensible.
• Videollamadas, chats…multitud de herramientas de comunicación que nos permiten prescindir de otras apps más comerciales e inseguras.
• Gestión de calendarios comunes. Ideales para gestionar grupos, equipos, etc.
• Repositorio de archivos en la nube. No solo podemos gestionar la documentación si no que podemos crear repositorios de archivos, incluso de gran tamaño, sustituyendo la necesidad de otras aplicaciones.
• Las herramientas de comunicación interna permiten integrar invitados a nuestras redes, a saber: proveedores, clientes, socios, etc. Lo cual proporciona transparencia y rapidez en la comunicación.
• En definitiva OPTIMIZACIÓN del tiempo y su gestión por parte de los integrantes de una organización. Lo que conlleva ahorros y mejores

 

¿Cuánto cuesta implantar una herramienta de estas y entrenar al equipo?

Tiempo

La experiencia que tenemos en Socialnautas para proyectos de comunicación interna es amplia y nos permite realizar implantaciones rápidas. Como media general, para una empresa de menos unas 15-30 personas la implantación se puede realizar en torno a mes y medio. Por supuesto siempre alineados con las necesidades y calendarios del cliente.

En ese corto plazo de tiempo se evalúan las necesidades de la empresa, se parametriza la herramienta, se forma a los empleados y alta dirección y sea implementan las dinámicas de uso. La inversión puede variar en función del número de empleados, pudiendo empezar en muy pocos euros y escalando a medida que se suman decenas o cientos de empleados.

Coste

El coste de una herramienta de comunicación interna se puede dividir en dos: implementación y licencias de uso. Como guía de referencia podemos indicar que Workplace de Facebook tiene un coste de licencia por usuario/mes de hasta 5€/mes. Teams viene con la licencia profesional de Microsoft 365 que en su versión más barata supone únos 8,5€/usuario/mes y Slack tiene un modelo freemium que comienza en 0€ y escala hasta los 12€/mes para alcanzar su pleno potencial.

Naturalmente la inversión varía grandemente de una pequeña organización a una que tenga miles de empleados en plantilla. Consúltanos si tienes dudas y  haremos encantados un presupuesto a medida.

¿Qué herramientas hay de comunicación interna?

En el mercado hay numerosas herramientas de comunicación interna a disposición de las empresa. Por realizar una enumeración podríamos señalar:

• Workplace. Es una red social corporativa creada por el fundador de Facebook.
• Slack. Una de las primeras, tiene una versión de pago y otra, más limitada, gratuita.
• Teams. Viene con el paquete de Microsoft 365 professional
• Laycos. Herramienta española, versátil y con buen precio.

Sin duda hay más pero estas son algunas de las más relevantes o con más potencial en nuestro país. Hay otras como Jive, etc. Precisamente nuestra tarea como consultores estratégicos es asesorar a las empresas sobre la herramienta idóndea.

¿Qué resultados debo esperar?

La implantación de una herramienta de Comunicación Interna

Organización

Se aprecia inmediatamente que la información está contenida en grupos donde es fácil localizar el contenido y realizarle un seguimiento, sin verse ahogados por información proveniente de otros grupos/proyectos. La información deja de estar en buzones de correo y pasa a estar localizada en espacios digitales de fácil acceso y control.

Optimización

De inmediato se nota una disminución en el número de correo electrónico-especialmente innecesarios. Menos tiempo para buscar la información. Menos tiempo para repasar y revisar proyectos. Menos tiempo para reutilizar partes de proyectos, etc. La optimización en los procesos de la empresa suele ser inmediata y notoria. La optimización permite que la cadena de comunicación/información sea más fluida, siendo la información contenida en sitios conocidos y visibles.

Transparencia

Es más fácil controlar el desarrollo de los proyectos. La información es pública para el equipo tanto integrantes como directores. Es fácil realizar seguimiento.

Continuidad

La información se independiza del individuo quedando registrada en la herramienta de comunicación interna. Ya no existen problemas porque un componente del equipo abandona el mismo o la empresa. Todo es recuperable.

Esperamos que resulte útil este artículo si estáis pensando en iniciar proyectos relacionados con Embajadores de Marca y Transformación Digital.  Si  tienes alguna otra duda o quieres más información para contratarlo, no dudes en contactarnos.

Estaremos encantados de colaborar en el éxito de de tu empresa.

Te dejamos un Webinar que tuvimos sobre comunicación interna en un evento Socialnautas Breakfast Brain de los que organizamos en Socialnautas: