Laycos, la red social corporativa del momento

Por Octavio Fraile Garrido En Redes sociales corporativas noviembre 17, 2016

Laycos

En Socialnautas hemos empezado utilizar Laycos, una novedosa red social corporativa que por funcionalidades, diseño, usabilidad y flexibilidad está llamada a romper el mercado de aquí a unos meses.

Laycos ya ha sido implantada en algunos de nuestros proyectos empresariales y ha demostrado tener un gran efecto en la productividad y eficiencia de las labores de comunicación de las compañías. Se trata de una herramienta ‘made in Spain’, surgida en 2011 de la mano de MHP Servicios de Control. Como tantas otras ideas novedosas, nació a raíz de la necesidad de encontrar una solución efectiva a la enorme carga de trabajo que soportaban los trabajadores de dicha empresa.

En 2012 comenzaron a probar distintas herramientas, pero ninguna se ajustaba a lo que realmente requerían. Fue a finales de este año cuando MCP decide crear su propia red social corporativa bautizándola como Laycos (Socyal, pero al revés), poniéndola definitivamente en marcha en 2013. Tras sucesivas mejoras, el gran espaldarazo vino de la mano del Ayuntamiento de Las Palmas de Gran Canaria, que lo implantó como experiencia piloto para mejorar la coordinación entre sus distintos departamentos.

Laycos, un espacio de comunicación abierta

Lo realmente novedoso de Laycos es que es capaz de acoger a todos los empleados de una organización con espacios abiertos y cerrados a modo de salas, siempre ajustándose a las necesidades de cada cliente. Este aspecto es importantísimo, ya que son los propios empleados los que supervisan la privacidad y direccionalidad de los flujos de información.

Aparte, Laycos lleva aparejadas las consabidas ventajas del uso de cualquier red social corporativa, como la posibilidad de consultar toda tus documentos personales en un solo click desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Cómo funciona Laycos: el dashboard

Como ya hemos señalado antes, una de las principales ventajas de Laycos es su usabilidad. Nada más abrir la aplicación nos encontramos un dashboard muy intuitivo con las siguientes características:

Laycos Dashboard

BUSCADOR, AVISOS Y CENTROS DE NOVEDADES. Todas las novedades de las redes y grupos de los que formamos parte serán notificadas en este espacio, siempre por orden cronológico.

REDES. Redes, Grupos y Actividades son los ladrillos en torno a los cuales se estructura toda la arquitectura del sitio. Más adelante incidiremos en este punto.

MENSAJES PRIVADOS. Para comunicarse directamente con uno o varios usuarios de forma privada.

CHAT. Conversaciones grupales o privadas para comunicarse de forma urgente y en el momento preciso con la persona que se desee contactar.

TAREAS. Aquí se controla el estado en el que se encuentra cada tarea asignada dentro de su actividad, los usuarios implicados en ella y los comentarios que genera.

CALENDARIO. Para organizar el timing de cada tarea y/o actividad.

ARCHIVOS ADJUNTOS. Como un dropbox interno en el que encontraremos todos los archivos (pdf, word, excel..) que hayan sido colgado en Laycos, debidamente organizados en redes, grupos, actividades y usuarios.

PERSONAS. Para contactar con las personas de otros grupos y/o actividades.

ENTORNOS. Donde podrás ver otras organizaciones (tanto públicas como privadas) que también utilizan Laycos.

Pasos para la configuración de Laycos

  • PERFIL PERSONAL

Laycos perfil

El primer paso es rellenar tu perfil de usuario: Nombre, apellidos y foto de perfil (muy importante para no ser confundidos con otros usuarios con el mismo nombre). También incluiremos teléfono, DNI, mail, domicilio, cargo y departamento dentro de la empresa.

  • REDES

Laycos red

Este es uno de los apartados más importantes, ya que en torno a las redes que creemos girará todo el entorno colaborativo de nuestro Laycos. Deberemos tener muy en cuenta las tareas y actividades que se desarrollarán en estas redes y quiénes deberán estar implicados. Las redes, así mismo, podrán ser públicas o privadas:

Laycos red pública o privada

Privada: Solo podemos invitar a usuarios del entorno de nuestra empresa.

Pública: Podemos invitar a usuarios nuevos que se ubiquen fuera del entorno de nuestra empresa (pero deberán darse de alta en Laycos, obviamente).

También podemos optar por una comunicación unidireccional (con distintos niveles de privacidad, en los que no todo el mundo tendrá permitido hacer comentarios y/o réplicas) o bidireccional (permitimos que todos colaboren). En beneficio de la comunicación de la empresa, nosotros recomendamos la segunda opción, pero puede haber situaciones en las que esto no sea lo más aconsejable, sobre todo si se maneja información confidencial o delicada.

Otro detalle a tener en cuenta: el creador de la red es el propietario de la misma, y es el que tiene el máximo control. Puede elegir aparecer con su propio perfil o bajo otra identidad (por ejemplo, Departamento de Recursos Humanos) para dotar de mayor formalidad a la comunicación.

  • GRUPOS

Laycos grupos

Al crear una red se crea por defecto un grupo principal, no editable, en el que solo se permite publicar al propietario de la red o a los usuarios que tengan permiso. Es algo parecido a un feed de noticias que mantiene al día a todos los miembros del grupo sobre el desarrollo de las actividades.

Aparte, dentro de cada red podremos crear diversos grupos, ya sean de tipo conversación o de ‘Noticias’ (estas últimas con las mismas reglas que el grupo principal).

  • USUARIOS

El siguiente paso tras crear el grupo será invitar a los usuarios de nuestra red empresarial que queramos que formen parte del mismo. Además, hay distintas categorías de usuarios, tanto para redes como para grupos:

Laycos usuarios

Supervisor. Con un nivel de control muy parecido al de propietario de la red/grupo. Podrá hacerse cargo de la misma mientras el propietario esté de vacaciones y escribir tanto en el grupo principal como en los de tipo “Noticias”.

Vip. Será invitado por defecto en todos los grupos que se creen dentro de una red para estar al tanto de todo lo que sucede. Especialmente interesante en el caso de directivos.

• Identidad. Como hemos dicho antes, puede ser un departamento o una persona en concreto.

  • ACTIVIDADES

Laycos actividad

Es el tercer nivel de la estructura de Laycos. Tras terminar con la red y el grupo crearemos una nueva actividad. Se trata de proyectos específicos dentro del grupo. Estas actividades, además, se podrán abrir y cerrar una vez concluidas, impidiendo que se sigan generando conversaciones.

La estructura de Laycos

La estructura de Laycos es otro de sus beneficios más tangibles. Pongamos un ejemplo. Supongamos que eres el director de una compañía y necesitas gestionar toda la actividad de la misma dentro de una red social corporativa. En Laycos podrás crear este entorno.

Después, cada departamento de la empresa podría tener su propia red (por ejemplo, Recursos Humanos) en la que podrán participar tanto colaboradores internos (empleados) como externos (autónomos, stakeholders, proveedores…). Dentro de esta red se podrán también crear grupos con los distintos proyectos asignados para cada departamento (en el caso de RRHH, bien podría ser iniciar un periodo de contratación para un cargo determinado o iniciar un periodo de formación para todos los empleados de la empresa o la tramitación del envío de nóminas).

El nivel de actividades correspondería a tareas específicas para cada proyecto (elaboración de informes, expedientes…). Así, Laycos no solo posee todos los beneficios y ventajas de una red social corporativa al uso. También permite la generación de un orden, un protocolo que evita duplicidades y malos entendidos beneficiando la productividad de la empresa.

Si necesitas más información sobre Laycos o requieres de ayuda para su implementación o gestión, ponte en contacto con nosotros, somos expertos en redes sociales corporativas y comunidades de clientes.

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